Privacy
Privacyverklaring
Hoe Chatunda omgaat met persoonsgegevens: van bezoekers van deze website, van onze klanten, en van de bezoekers van webshops waarop een Chatunda-chatbot draait.
Wie wij zijn. Chatunda bouwt en beheert AI-chatbots voor webshops. Chatunda is gevestigd in Nederland en bereikbaar via [email protected]. Dat adres is ook het adres voor alle vragen en verzoeken over privacy.
1. Bezoekers van chatunda.com
Als u deze website alleen bekijkt, verwerken wij geen persoonsgegevens, met uitzondering van wat technisch nodig is om de pagina te tonen. Deze website gebruikt geen advertentiecookies en geen analysediensten van derden.
- Beveiliging en doorgeleiding. De website loopt via het netwerk van Cloudflare, dat verkeer beschermt tegen aanvallen. Cloudflare ziet daarbij uw IP-adres en kan een technisch noodzakelijk cookie plaatsen. Verkeer uit Nederland wordt binnen de EU afgehandeld.
- Lettertypen. De lettertypen staan op onze eigen server in de EU; er wordt niets van Google of een andere partij geladen.
- Logboeken. Onze server houdt kort technische logboeken bij (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina) om storingen en misbruik op te sporen. Die worden na uiterlijk 30 dagen verwijderd.
- De chatbot op de homepage. Op de homepage kunt u met onze eigen chatbot chatten. Daarvoor geldt wat onder 3 staat: wij zijn daar zelf de verantwoordelijke.
Aanmelden
Meldt u uw webshop aan, dan vult u uw bedrijfsnaam, KvK-nummer, e-mailadres en websiteadres in, en eventueel een bericht. Wij gebruiken die gegevens uitsluitend om contact met u op te nemen en u de vragenlijst te sturen. Grondslag: de stappen die nodig zijn om een overeenkomst te sluiten. Wordt u geen klant, dan verwijderen wij uw aanmelding binnen 6 maanden.
2. Klanten van Chatunda
Bent u klant, dan verwerken wij de gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren en te factureren: bedrijfsnaam, naam en e-mailadres van de contactpersoon, websiteadres, de antwoorden uit de vragenlijst en de betaalgegevens die onze betaaldienstverlener Mollie ons doorgeeft (naam rekeninghouder, rekeningnummer, bedrag, datum en status). Uw bankgegevens zelf en uw incassomachtiging worden door Mollie beheerd; Chatunda heeft geen toegang tot uw bankomgeving en slaat geen creditcardgegevens op. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst, en voor de administratie onze wettelijke bewaarplicht (7 jaar voor facturen).
Wij sturen u e-mail over uw chatbot: de uitnodiging voor de vragenlijst, het maandelijkse rapport over de gesprekken, en berichten over storingen. Het maandrapport kunt u op elk moment uitzetten met de link onderaan het rapport of met een e-mail aan ons.
Bij het einde van de overeenkomst schakelen wij uw chatbot uit en verwijderen wij uw kennisbank, uw antwoorden en de gesprekken. Binnen 30 dagen zijn uw gegevens ook uit onze back-ups verdwenen. Alleen wat wettelijk verplicht is (zoals facturen) bewaren wij langer.
3. Bezoekers van webshops met een Chatunda-chatbot
Chat u op een webshop met een chatbot van Chatunda, dan is die webshop verantwoordelijk voor uw gegevens en verwerkt Chatunda ze namens de webshop, op basis van een verwerkersovereenkomst. Voor vragen over uw gegevens kunt u terecht bij de webshop; u kunt ook ons mailen, dan helpen wij u verder of geven wij uw verzoek door.
Dit is wat er bij een gesprek gebeurt:
| Wat | Waarvoor | Hoe lang |
|---|---|---|
| De vragen die u typt en de antwoorden van de chatbot | Uw vraag beantwoorden; de webshop inzicht geven in wat bezoekers vragen | 90 dagen, daarna automatisch verwijderd |
| Het lopende gesprek (sessie) | Samenhang binnen één gesprek | 30 minuten na uw laatste bericht, alleen in het werkgeheugen |
| Uw IP-adres, bij berichten die geblokkeerd of als verdacht aangemerkt zijn | Misbruik voorkomen | 7 dagen |
| Uw IP-adres, bij elk verzoek | Het aantal verzoeken per minuut begrenzen | 60 seconden, alleen in het werkgeheugen |
De chatbot laat altijd zien dat u met een AI-assistent chat en niet met een medewerker. Hij heeft geen toegang tot uw bestellingen, uw account of uw betaalgegevens en vraagt daar niet om. Typ daarom geen wachtwoorden of betaalgegevens in de chat.
Uw rechten. Via het chatvenster kunt u uw eigen gesprek opvragen en laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Wij helpen de webshop binnen een werkdag bij zo'n verzoek.
4. Welke partijen wij inschakelen
Chatunda werkt met een klein aantal leveranciers. Zij verwerken gegevens alleen in onze opdracht en gebruiken ze niet voor eigen doeleinden en niet om AI-modellen te trainen.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting van de servers | Duitsland (Neurenberg, Falkenstein) of Finland |
| Cloudflare, Inc. | Beveiliging en doorgeleiding van het verkeer | Wereldwijd netwerk; verkeer uit Nederland binnen de EU. EU-VS Data Privacy Framework |
| OpenAI | Het AI-model dat de antwoorden van de chatbot maakt en berichten beoordeelt op ongewenste inhoud. Ontvangt de inhoud van uw vraag en de relevante kennis van de webshop; geen IP-adres of sessie-id | Verenigde Staten. EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen |
| Anthropic | Het AI-model dat de kennisbank van een webshop opbouwt, en dat maandelijks de gesprekken analyseert voor het rapport aan de webshop. Daarbij zijn e-mailadressen, telefoonnummers en rekeningnummers gemaskeerd en gaan geen IP-adressen of sessie-id's mee | Verenigde Staten. EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen |
| Zoho (ZeptoMail) | Het verzenden van e-mail aan onze klanten | EU-datacenter |
| Mollie B.V., Amsterdam | Het verwerken van uw betaling, uw incassomachtiging en de maandelijkse incasso. Mollie is voor betaalgegevens een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke met een eigen privacybeleid; wij ontvangen alleen de naam van de rekeninghouder, het rekeningnummer, het bedrag, de datum en de betaalstatus | Nederland (EU) |
5. Beveiliging
Elke klant heeft een eigen server; gegevens van verschillende webshops staan nooit op dezelfde server. Alle verbindingen zijn versleuteld. De servers worden automatisch bijgewerkt, bewaakt en dagelijks geback-upt; back-ups zijn alleen toegankelijk voor de beheerder. Elk bericht aan een chatbot wordt vóór verwerking gecontroleerd op manipulatiepogingen en ongewenste inhoud.
6. Uw rechten en vragen
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, uw gegevens over te dragen en bezwaar te maken. Stuur uw verzoek naar [email protected]; u krijgt binnen een werkdag een reactie en uiterlijk binnen een maand een antwoord. Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Wijzigingen
Wijzigen wij deze verklaring, dan staat de nieuwe versie op deze pagina met een nieuwe datum. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij onze klanten per e-mail.