Privacy
Privacyverklaring
Hoe Chatunda omgaat met persoonsgegevens: van bezoekers van deze website, van onze klanten, en van de bezoekers van websites waarop een Chatunda-assistent draait.
Wie wij zijn. Chatunda bouwt en beheert digitale AI-assistenten voor webshops en andere ondernemingen met een website. Chatunda is gevestigd in Nederland en bereikbaar via info@chatunda.com. Dat adres is ook het adres voor alle vragen en verzoeken over privacy.
1. Bezoekers van chatunda.com
Als u deze website alleen bekijkt, verwerken wij geen persoonsgegevens, met uitzondering van wat technisch nodig is om de pagina te tonen. Deze website gebruikt geen advertentiecookies en geen analysediensten van derden. Wel onthouden twee functionele cookies uw taalkeuze en de route die u op de homepage kiest (kort of uitgebreid), zonder persoonsgegevens.
- Beveiliging en doorgeleiding. De website loopt via het netwerk van Cloudflare, dat verkeer beschermt tegen aanvallen. Cloudflare ziet daarbij uw IP-adres en kan een technisch noodzakelijk cookie plaatsen. Verkeer uit Nederland wordt binnen de EU afgehandeld.
- Lettertypen. De lettertypen staan op onze eigen server in de EU. Er wordt niets van Google of een andere partij geladen.
- Logboeken. Onze server houdt kort technische logboeken bij (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina) om storingen en misbruik op te sporen. Die worden na uiterlijk 30 dagen verwijderd.
- De digitale assistent op de pagina Maak kennis met Liva. Op die pagina kunt u met onze eigen digitale assistent chatten. Daarvoor geldt wat onder 3 staat: wij zijn daar zelf de verantwoordelijke.
- De digitale assistent in de voorbeeldwinkel. In onze voorbeeldwinkel chat u met de digitale assistent van een verzonnen webshop. Daarvoor gelden dezelfde regels: wat onder 3 staat, en ook daar zijn wij zelf de verantwoordelijke. Verzoeken en berichten die u in de voorbeeldwinkel doet, worden nergens naartoe verstuurd. Het e-mailadres dat u in het formulier invult, bewaren wij niet.
Aanmelden
Meldt u uw onderneming aan, dan vult u uw bedrijfsnaam, KvK-nummer, e-mailadres, websiteadres en het platform van uw website in, en eventueel de uitbreidingen die u wilt, de naam van de onderneming die u naar ons doorverwees en een bericht. Wij gebruiken die gegevens uitsluitend om contact met u op te nemen en u de vragenlijst te sturen. Grondslag: de stappen die nodig zijn om een overeenkomst te sluiten. Wordt u geen klant, dan verwijderen wij uw aanmelding binnen 6 maanden.
2. Klanten van Chatunda
Bent u klant, dan verwerken wij de gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren en te factureren: bedrijfsnaam, naam en e-mailadres van de contactpersoon, websiteadres, de antwoorden uit de vragenlijst en de betaalgegevens die onze betaaldienstverlener Mollie ons doorgeeft (naam rekeninghouder, rekeningnummer, bedrag, datum en status). Uw bankgegevens zelf en uw incassomachtiging worden door Mollie beheerd. Chatunda heeft geen toegang tot uw bankomgeving en slaat geen creditcardgegevens op. De antwoorden uit de vragenlijst bewaren wij zolang u klant bent, want uw digitale assistent is erop gebouwd. Wordt u geen klant, of eindigt de overeenkomst, dan verwijderen wij ze automatisch 90 dagen na de laatste activiteit, zodat u bij een snelle terugkeer niet opnieuw hoeft te beginnen. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst, en voor de administratie onze wettelijke bewaarplicht (7 jaar voor facturen).
Wij sturen u e-mail over uw digitale assistent: de uitnodiging voor de vragenlijst, de facturen, de herinneringen tijdens de testperiode, de opleveringsmail, de wekelijkse aanvulmail, het maandelijkse rapport over de gesprekken, een herinnering bij een open verzoek van een bezoeker, een melding vooraf als u in een maand bijna aan de inbegrepen gesprekken of kennisbankverzoeken zit, de factuur Extra gebruik, en berichten over storingen. Het maandrapport kunt u op elk moment uitzetten met de link onderaan het rapport of met een e-mail aan ons, de aanvulmail met een e-mail aan ons.
Voor het inloggen in Mijn Chatunda bewaren wij op de server van uw digitale assistent het e-mailadres van uw onderneming, de namen van de profielen en een logboek van wie wat deed (een jaar). Laat u een toestel onthouden, dan bewaren wij de soort browser (bijvoorbeeld Chrome op Windows) en wanneer het toestel is gebruikt, hooguit 90 dagen. Vraagt iemand een nieuw wachtwoord, dan bewaren wij het moment en een verkort kenmerk van het IP-adres, een week. Het e-mailadres dat iemand daarbij typt, bewaren wij niet.
Kennisbankverzoeken en Open vragen in Mijn Chatunda: een verstuurd verzoek, met de vraag van een bezoeker, het oude antwoord en uw nieuwe antwoord, gaat naar Chatunda, en wij verwerken het in uw kennisbank met hulp van een AI-model. Zoeken wij bij een open vraag het antwoord op uw eigen website (alleen als u ons toestemming gaf om uw website te lezen), dan krijgt het AI-model de vraag met e-mailadressen, telefoonnummers en rekeningnummers gemaskeerd. Wij bewaren die vragen daarna niet.
Vraagt de eigenaar in Mijn Chatunda een nieuwe websitescan aan, dan leest Chatunda de openbare pagina's van de bevestigde website opnieuw. Wij lezen alleen openbare pagina's, volgen robots.txt en bewaren de tekst van de pagina's om de volgende scan te kunnen vergelijken.
Uploadt de eigenaar in Mijn Chatunda een logo voor de kop van het chatvenster, dan zet de server van uw digitale assistent het om naar een klein plaatje. Een AI-model kijkt mee of het een logo is en waar het beeldmerk staat. Het oorspronkelijke bestand bewaren wij niet, ook geen gegevens die erin zaten, zoals de plaats waar een foto is gemaakt. Het omgezette logo staat op de server van uw digitale assistent en in het chatvenster op uw website.
Staat een bericht of verzoek van een bezoeker langer dan een werkdag open, dan mailt ons beheerdashboard u een herinnering. Daarvoor krijgt het beheerdashboard alleen de soort verzoek, het onderwerp uit de keuzelijst en sinds wanneer het open staat, nooit de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, het bestelnummer of het bericht van de bezoeker. U zet de herinnering uit in Mijn Chatunda.
Voor Abonnement en kosten in Mijn Chatunda zetten wij uw facturen (bedrag, status en pdf), de stand van uw abonnement, uw factuurgegevens en, als u ondernemingen aanbrengt, hun bedrijfsnaam en de stand van de aanbrengvergoeding op de server van uw digitale assistent. Alleen het eigenaarsprofiel ziet ze.
Wijzigingen die u in Mijn Chatunda doet in uw abonnement, uitbreidingen en instellingen, verwerken wij om de dienst te leveren. U krijgt van elke wijziging een bevestiging per mail.
Bij het einde van de overeenkomst schakelen wij uw digitale assistent uit en verwijderen wij uw kennisbank, uw antwoorden en de gesprekken. Binnen 8 weken zijn uw gegevens ook uit onze back-ups verdwenen. De antwoorden uit de vragenlijst volgen de 90 dagen hierboven. Alleen wat wettelijk verplicht is (zoals facturen) bewaren wij langer.
3. Bezoekers van websites met een Chatunda-assistent
Chat u op een website of webshop met een digitale assistent van Chatunda, dan is die onderneming verantwoordelijk voor uw gegevens en verwerkt Chatunda ze namens die onderneming, op basis van een verwerkersovereenkomst. Voor vragen over uw gegevens kunt u terecht bij die onderneming. U kunt ook ons mailen, dan helpen wij u verder of geven wij uw verzoek door.
Dit is wat er bij een gesprek gebeurt:
| Wat | Waarvoor | Hoe lang |
|---|---|---|
| De vragen die u typt of via een knop kiest en de antwoorden van de digitale assistent, en uw duimpje omhoog of omlaag bij een antwoord | Uw vraag beantwoorden. De onderneming inzicht geven in wat bezoekers vragen en welke antwoorden beter kunnen | Hooguit 90 dagen, daarna automatisch verwijderd. De onderneming kan dit korter instellen. In de versleutelde back-ups hooguit 8 weken langer |
| Het adres van de pagina waarop u chat, zonder wat achter een vraagteken of # staat (bijvoorbeeld /retourneren) | De onderneming laten zien waar op de website u een vraag stelde, en tijdens een gesprek met een medewerker op welke pagina u bent. Gaat niet naar het AI-model | Net zo lang als het gesprek, hooguit 90 dagen |
| De berichten tussen u en een medewerker van de onderneming, als die het gesprek overneemt | Uw vraag persoonlijk beantwoorden | Net zo lang als het gesprek, hooguit 90 dagen |
| Interne notities die medewerkers van de onderneming bij uw gesprek schrijven, bijvoorbeeld als zij het gesprek aan een collega doorgeven | Samenwerken binnen de onderneming. De notities zijn niet zichtbaar in het chatvenster en gaan niet naar het AI-model | Net zo lang als het gesprek, hooguit 90 dagen |
| Een vraag die u stelde en het antwoord van de digitale assistent, als de onderneming er een kennisbankverzoek van maakt: een beter antwoord, of een antwoord op een vraag die de digitale assistent niet wist | De antwoorden van de digitale assistent verbeteren. Het verzoek gaat naar Chatunda, die de antwoorden aanpast. Zoekt Chatunda het antwoord op de website van de onderneming, dan krijgt het AI-model uw vraag met e-mailadressen, telefoonnummers en rekeningnummers gemaskeerd | Net zo lang als het gesprek, hooguit 90 dagen |
| Uw berichten in een gesprek dat een medewerker van de onderneming met Live medewerker behandelt, als die medewerker de AI-hulp gebruikt | Voor de medewerker een concept-antwoord uit de kennisbank van de onderneming, een korte samenvatting of een vertaling maken. Een concept gaat nooit vanzelf naar u: de medewerker leest het na en verstuurt het zelf. Interne notities gaan niet naar het AI-model | Niet apart bewaard. Een samenvatting blijft een paar minuten in het werkgeheugen |
| Uw antwoord op de vraag Bent u geholpen? (ja, deels of nee), en de soort contactknop waarop u klikt (bellen, WhatsApp of mail), zonder het nummer of adres | De onderneming in het maandrapport laten zien hoe de gesprekken afliepen | Net zo lang als het gesprek, hooguit 90 dagen |
| Het lopende gesprek (sessie) | Samenhang binnen één gesprek | 30 minuten na uw laatste bericht, op de server van de digitale assistent. Daarna automatisch gewist |
| Uw IP-adres, bij berichten die geblokkeerd of als verdacht aangemerkt zijn | Misbruik voorkomen | 7 dagen |
| Per dag het aantal tegengehouden berichten en de soort, zonder IP-adres en zonder de tekst van het bericht | Het veiligheidsoverzicht in het maandrapport voor de onderneming | 13 maanden |
| Uw IP-adres, bij elk verzoek | Het aantal verzoeken per minuut begrenzen | 60 seconden, alleen in het werkgeheugen |
| Uw e-mailadres, naam en bericht, en als de onderneming dat aanbiedt ook uw bestelnummer, telefoonnummer en voorkeurstijd, alleen als u zelf via "Bericht achterlaten" om contact vraagt | Uw verzoek per e-mail doorsturen naar de onderneming, samen met uw laatste vragen in het gesprek. De onderneming antwoordt u rechtstreeks, of vanuit Mijn Chatunda. Beantwoordt de onderneming later een vraag uit hetzelfde gesprek die de digitale assistent niet kon beantwoorden, dan kan dat antwoord ook naar dit e-mailadres gaan. Dan versturen wij dat antwoord namens de onderneming per e-mail, met de naam van de onderneming als afzender en haar e-mailadres als antwoordadres. Het antwoord bewaren wij op de server van de onderneming, net zo lang als uw verzoek | 90 dagen op de server van de onderneming, daarna automatisch verwijderd |
| Uw ordernummer en een tweede gegeven van uw bestelling (het e-mailadres, de postcode of het totaalbedrag, en bij het totaalbedrag ook een antwoordadres dat u zelf opgeeft), alleen als de onderneming de uitbreiding Bestelstatus aan heeft en u die zelf invult op de kaart in het gesprek | Uw bestelling opzoeken in de webshop van de onderneming (alleen lezen) en de status, verzenddatum, vervoerder en track-and-tracelink noemen. De gegevens gaan rechtstreeks naar de webshopkoppeling van de onderneming (Shopify of WooCommerce, en MyParcel als de onderneming daarmee verzendt), niet naar het AI-model en niet in het gesprekslog. Is er iets mis met uw pakket, of wilt u annuleren, retourneren of een ander bezorgadres, dan gaat een verzoek met ordernummer, de vastgestelde status en wat u opgeeft (uw voorkeur, de reden en artikelen van een retour, of het nieuwe bezorgadres dat u zelf typt) per e-mail naar de onderneming en krijgt u een bevestiging. Het nieuwe adres gaat niet naar het AI-model en niet in het gesprekslog. Heeft u uw bestelling opgezocht, dan onthoudt de digitale assistent in dat gesprek een half uur wat er besteld is, de datums en de vervoerder, zodat hij uw vervolgvragen kan beantwoorden. Die gegevens gaan dan ook naar het AI-model. Uw ordernummer, naam, adres en het bedrag gaan daar niet naartoe. Uw ordernummer en het tweede gegeven blijven dat half uur wel op de server, zodat u ze voor een verzoek (annuleren, retourneren of een ander adres) niet opnieuw hoeft in te vullen | 30 minuten in het lopende gesprek. Een verzoek: 90 dagen op de server van de onderneming en in de mailbox van de onderneming |
In uw eigen browser. Het chatvenster onthoudt in de opslag van uw browser (localStorage) een kenmerk van uw lopende gesprek, en onder de sleutel chatbot_slotvraag_ met de code van de onderneming in welk gesprek het de vraag Bent u geholpen? al stelde, zodat u die nooit twee keer krijgt. Staat de knop Gesprek opslaan in het chatvenster, dan maakt u daarmee een tekstbestand van uw gesprek. Dat bestand wordt in uw eigen browser gemaakt en gaat nergens naartoe: geen mail en geen opslag op de server. Kiest u de knop WhatsApp onder een antwoord, dan zet het chatvenster uw laatste vraag alvast in het WhatsApp-bericht aan de onderneming. Dat gebeurt in uw browser, niet via onze server, en u kunt het bericht aanpassen of niet versturen. Daarna gelden de voorwaarden van WhatsApp.
De digitale assistent laat altijd zien dat u met een AI-assistent chat en niet met een medewerker. Medewerkers van de onderneming kunnen een gesprek meelezen en het overnemen. Neemt een medewerker het gesprek over, dan ziet u dat meteen in het gesprek, met zijn naam, en ziet u ook wanneer u weer met de digitale assistent praat. Een medewerker kan het gesprek ook doorgeven aan een collega. Ook dan ziet u meteen de naam van wie het overneemt. De onderneming kan gesprekken ook downloaden. Voor zo'n kopie is de onderneming zelf verantwoordelijk. De digitale assistent heeft geen toegang tot uw account of uw betaalgegevens en vraagt daar niet om. Alleen als de onderneming Bestelstatus heeft aangezet, vraagt hij op een aparte kaart om uw ordernummer en een tweede gegeven van de bestelling, en alleen om die op te zoeken. Typ daarom geen wachtwoorden of betaalgegevens in de chat.
Uw rechten. In het gesprek zelf kunt u de digitale assistent vragen om uw eigen gesprek op te vragen of te verwijderen. U krijgt dan een knop waarmee dat direct gebeurt. Interne notities van medewerkers zitten niet in die download. Wilt u ook die inzien, vraag het dan aan de onderneming. Die kan ze voor u downloaden. Verwijdert u uw gesprek met de knop, dan gaan de notities ook weg. Daarnaast heeft u het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Wij helpen de onderneming binnen een werkdag bij zo'n verzoek.
4. Welke partijen wij inschakelen
Chatunda werkt met een klein aantal leveranciers. Zij verwerken gegevens alleen in onze opdracht en gebruiken ze niet voor eigen doeleinden en niet om AI-modellen te trainen.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting van de servers | Duitsland (Neurenberg, Falkenstein) of Finland |
| Scaleway SAS | Opslag van versleutelde back-ups bij een tweede aanbieder. Scaleway kan de bestanden niet lezen, de sleutel heeft alleen Chatunda | Nederland (Amsterdam), Frans bedrijf |
| Cloudflare, Inc. | Beveiliging en doorgeleiding van het verkeer | Wereldwijd netwerk. Verkeer uit Nederland binnen de EU. EU-VS Data Privacy Framework |
| OpenAI | Het AI-model dat de antwoorden van de digitale assistent maakt en berichten beoordeelt op ongewenste inhoud, dat de kennisbank van een onderneming opbouwt en vertaalt, dat de gesprekken analyseert voor het maandelijkse rapport en de wekelijkse aanvulmail aan die onderneming, dat bij een open vraag het antwoord op de website van de onderneming zoekt, dat medewerkers met Live medewerker een concept-antwoord, samenvatting of vertaling geeft, en dat beoordeelt of een geüpload logo een logo is. Ontvangt de inhoud van uw vraag en de relevante kennis van de onderneming, en met Bestelstatus wat er besteld is, de datums en de vervoerder. Voor het rapport, de aanvulmail en het zoeken op de website zijn e-mailadressen, telefoonnummers en rekeningnummers gemaskeerd. Geen IP-adres of sessie-id | Verenigde Staten. Standaardcontractbepalingen van de EU in de verwerkersovereenkomst. Geen training op onze gegevens, bewaartermijn bij OpenAI hooguit 30 dagen |
| Anthropic | De AI-assistent (Claude, via Claude Code) waarmee Chatunda de dienst bouwt en onderhoudt, de kwaliteit en de veiligheid van de digitale assistent test en de kennisbank van een onderneming controleert en bijstuurt. Daarbij kan Anthropic de gegevens zien die op dat moment nodig zijn: de bedrijfsinformatie uit de vragenlijst, de vraag-antwoordparen, testvragen met de antwoorden van de digitale assistent, losse vragen van bezoekers die de digitale assistent niet goed beantwoordde, en bij onderhoud of een storing ook een gesprek of een technisch logboek. Praat nooit met bezoekers | Verenigde Staten. Standaardcontractbepalingen van de EU in de verwerkersovereenkomst. Geen training op onze gegevens |
| Zoho (ZeptoMail) | Het verzenden van e-mail aan onze klanten, en van een antwoord van een onderneming op uw bericht | EU-datacenter |
| Mollie B.V., Amsterdam | Het verwerken van uw betaling, uw incassomachtiging en de maandelijkse incasso. Mollie is voor betaalgegevens een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke met een eigen privacybeleid. Wij ontvangen alleen de naam van de rekeninghouder, het rekeningnummer, het bedrag, de datum en de betaalstatus | Nederland (EU) |
5. Beveiliging
Elke klant heeft een eigen server. Gegevens van verschillende klanten staan nooit op dezelfde server. Alle verbindingen zijn versleuteld. De servers worden automatisch bijgewerkt, bewaakt en dagelijks geback-upt. Back-ups zijn alleen toegankelijk voor de beheerder. Een versleutelde kopie van elke back-up staat bij een tweede aanbieder in de EU (Scaleway, Amsterdam), zodat een storing of inbraak bij één aanbieder nooit alles raakt. Die kopieën kunnen niet vroegtijdig worden verwijderd, ook niet door ons, en worden na uiterlijk 8 weken automatisch gewist. Elk bericht aan een digitale assistent wordt vóór verwerking gecontroleerd op manipulatiepogingen en ongewenste inhoud. Wat wij verder doen tegen misbruik, hoe wij dat elke maand testen, en met welke partijen wij werken en waarom, leest u op Veiligheid en uw gegevens.
6. Uw rechten en vragen
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, uw gegevens over te dragen en bezwaar te maken. Stuur uw verzoek naar info@chatunda.com. U krijgt binnen een werkdag een reactie en uiterlijk binnen een maand een antwoord. Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Wijzigingen
Wijzigen wij deze verklaring, dan staat de nieuwe versie op deze pagina met een nieuwe datum. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij onze klanten per e-mail.